หน่วยที่ 2

หน่วยที่ 2 ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร

- ระบบและวิธีเชิงระบบ

  ระบบ เป็นการรวมกันขององค์ประกอบย่อยๆ ที่ทำหน้าที่ของตนเอง และมีปฏิสัมพันธ์กัน เพื่อดำเนินงานให้บรรลุจุดมุ่งหมายที่กำหนดไว้  โดยระบบนั้นอาจเกิดโดยธรรมชาติหรือมนุษย์เป็นผู้ออกแบบและสร้างสรรค์ขึ้นก็ ได้ ทั้งนี้ทุกระบบจะมีองค์ประกอบที่สำคัญ 3 ประการคือ 1) ปัจจัยนำเข้า (input) ได้แก่ จุดมุ่งหมาย ทรัพยากร ปัญหาต่างๆ 2) กระบวนการ (process) ได้แก่ ขั้นตอนการทำกิจกรรมหรือการดำเนินงาน และ 3) ผลลัพธ์ (output) ซึ่งเป็นผลงานหรือผลผลิตที่ได้    ส่วนวิธีการเชิงระบบ (systematic approach) หรือวิธีระบบ (system approach) หรือเรียกได้    อีกอย่างหนึ่งว่าการจัดระบบ เป็นการกำหนดขั้นตอนการดำเนินงานและการแก้ปัญหา เพื่อเพิ่ม      ประสิทธิภาพของงาน   โดยวิธีการรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลที่เกี่ยวข้อง      พัฒนาวิธีการบริหารจัดการและประเมินผลที่ได้ เพื่อปรับปรุงงาน  จนกว่าจะมีประสิทธิภาพตามต้องการ  (รสสุคนธ์ มกรมณี, 2543; เฉลียว บุรีภักดี, 2542) 
          ฉลองชัย สุรวัฒนบุรณ์ (2544) กล่าวว่าวิธีระบบเป็นระบบวิธีการแก้ไขด้วยตนเองเชิงตรรกวิทยา สำหรับการตัดสินใจที่ใช้ในการออกแบบและพัฒนาสรรพสิ่งที่มนุษย์ทำขึ้น ยุทธวิธีของระเบียบวิธีนี้ประกอบด้วย หลักการ วัตถุประสงค์ การประกอบกิจ การจำแนกหน้าที่และ องค์ประกอบต่างๆ การจัดเวลา การฝึกระบบและการทดสอบระบบ     การติดตั้งและการควบคุมเชิงคุณภาพ  ขณะที่ กิดานันท์ มลิทอง (2540) อธิบายว่า วิธีระบบเป็นกระบวนการทางวิทยาศาสตร์ที่มีการกำหนดปัญหา สมมติฐาน การวิเคราะห์ข้อมูล และการดำเนินการทดลอง     อันนำไปสู่การสรุปผลที่เหมาะสม เพื่อการแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น ถ้าผลสรุปหรือผลลัพธ์ที่ได้มาเป็นสิ่งที่คาดว่าจะได้ผลดีก็จะถูกนำมาทดลอง ใช้ แต่ถ้านำมาใช้แล้วยังไม่สามารถแก้ปัญหาได้ ก็จะต้องมีการทดลองวิธีใหม่ต่อไปจนกว่าจะได้ผลลัพธ์ที่ถูกต้อง นั่นคือสามารถแก้ปัญหาได้เป็นผลสำเร็จ
         การออกแบบระบบใหม่หรือพัฒนาระบบเก่าให้สามารถปฏิบัติงานไปสู่เป้าหมายได้ อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด โดยใช้ทรัพยากร คน เวลา และค่าใช้จ่ายน้อยที่สุด ต้องอาศัยการวิเคราะห์ระบบ (system analysis) ซึ่งเป็นการพิสูจน์องค์ประกอบและความสัมพันธ์ภายในของระบบ เพื่อหาปัญหาในการออกแบบระบบและการกำหนดหน้าที่ของระบบ (Heinich, Molenda & Russell, 1989) หรือเป็นวิธีการวิเคราะห์ระบบใดระบบหนึ่ง โดยมีการคาดหมายและจุดมุ่งหมายที่ต้องการปรับปรุงแก้ไขระบบนั้น ด้วยการศึกษา ตรวจสอบ พิจารณาแยกแยะองค์ประกอบย่อย หน้าที่และความสัมพันธ์ เพื่อหาปัญหาออกมาให้ได้ แล้วกำหนดปัญหาเป็นหัวข้อเพื่อทำการศึกษาและหาวิธีการแก้ไข
          วิธีการเชิงระบบที่ใช้วิเคราะห์ระบบมีการดำเนินงาน 8 ขั้นตอน ซึ่งประจักษ์ เฉิดโฉม และศิษฐ์ วงษ์กมลเศรษฐ์ (2537) กล่าวไว้ดังนี้คือ 1) ปัญหา (identify problem) รวบรวมสิ่งที่เป็นปัญหา 2) จุดมุ่งหมาย (objective) กำหนดวัตถุประสงค์เพื่อการแก้ปัญหา 3) ศึกษาข้อจำกัดต่างๆ (constraints) พิจารณาขอบเขตเพื่อการศึกษาข้อจำกัด   ระบุหน้าที่ของส่วนต่างๆ ในระบบ     4) ทางเลือก (alternative) ค้นหาและเลือกวิธีการต่างๆ ในการแก้ปัญหา 5) การพิจารณาทางเลือกที่เหมาะสม (selection) หาทางแก้ปัญหาที่จะสามารถแก้ปัญหาได้จริง 6) การทดลองปฏิบัติ (implementation) ทดลองปฏิบัติกับกลุ่มย่อย 7) การประเมินผล (evaluation) หาจุดดีจุดด้อย  และ 8) การปรับปรุงแก้ไข (modification) ปรับปรุงส่วนที่บกพร่อง และนำส่วนดีไปปฏิบัติ   อย่างไรก็ตาม รสสุคนธ์ มกรมณี (2543)  อธิบายขั้นตอนการวิเคราะห์ระบบ 8 ขั้นตอน แตกต่าง    ไปบ้างเล็กน้อย คือ 1) การระบุปัญหา 2) การกำหนดจุดมุ่งหมายหรือความจำเป็นในการ      ดำเนินงานแก้ไขปัญหา 3) การเก็บรวบรวมข้อมูล วิเคราะห์ข้อมูล ศึกษาข้อจำกัดต่างๆ  พิจารณาขอบเขตการศึกษาข้อจำกัด และระบุหน้าที่ของส่วนต่างๆ ในระบบ 4) การค้นหาทางเลือก วิเคราะห์ทางเลือก และเลือกวิธีการต่างๆ สำหรับการแก้ปัญหา 5) การพิจารณาและตัดสินใจกำหนดทางเลือกที่มีความเป็นไปได้สูงในการแก้ปัญหาได้ สำเร็จ 6) การออกแบบวิธีหรือระบบที่ใช้ในการ        แก้ปัญหา 7) การนำวิธีหรือระบบไปใช้แก้ปัญหา และ 8) การประเมินผลการแก้ปัญหา และการตรวจสอบย้อนกลับหากผลที่ได้ไม่เป็นที่พอใจ  
          ขั้นตอนของวิธีการเชิงระบบ (กิดานันท์ มลิทอง, 2540; รสสุคนธ์ มกรมณี, 2543) สามารถสรุปได้ 10 ขั้นตอน ดังนี้คือ
     ขั้นที่ 1  การกำหนดปัญหา เป็นการระบุปัญหาและสาเหตุของปัญหาให้ชัดเจน รวมทั้งจัดลำดับความจำเป็นของปัญหาให้เห็นว่าปัญหาใดควรได้รับการพิจารณา ก่อนหรือหลัง
     ขั้นที่ 2  การเก็บรวบรวมข้อมูลและวิเคราะห์ข้อมูล เป็นการค้นคว้าข้อมูลและข้อเท็จจริงเกี่ยวกับปัญหานั้นๆ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่มีความสัมพันธ์กับปัญหา และระดับความสัมพันธ์กับปัญหาว่ามีมากหรือน้อยเพียงใด
     ขั้นที่ 3  การวิเคราะห์ทางเลือก เป็นการศึกษาวิเคราะห์และแสวงหาทางเลือกหลายๆ แนวทางหรือหลายๆ ระบบ โดยแต่ละแนวทางจะต้องวิเคราะห์ให้เห็นข้อดี ข้อจำกัด
     ขั้นที่ 4  การกำหนดความเป็นไปได้ เป็นการตัดสินใจเลือกแนวทางที่ดีที่สุดสำหรับนำไปดำเนินการ
     ขั้นที่ 5  การพัฒนาโครงสร้างของระบบ เป็นการนำเสนอโครงร่างของระบบ โดยแสดงเป็นลายลักษณ์อักษร ด้วยเอกสาร ข้อมูล ที่มีรายละเอียดในการปฏิบัติไว้อย่างชัดเจน
     ขั้นที่ 6 การพัฒนาระบบนำร่องหรือระบบต้นแบบ เป็นการทดสอบความเป็นไปได้ของระบบที่จะสามารถดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
     ขั้นที่ 7  การออกแบบระบบ เป็นการพัฒนากลไกที่จะทำให้ระบบสามารถดำเนินงานได้
     ขั้นที่ 8  การพัฒนาโครงการ เป็นการพัฒนาโครงการของระบบที่ออกแบบไว้ตาม      รายละเอียดที่ได้วิเคราะห์ไว้แล้ว ซึ่งในการพัฒนาโครงการจะต้องให้รายละเอียดที่ชัดเจนและสมบูรณ์ แสดงความสอดคล้องขององค์ประกอบในโครงการหรือในระบบหลักทั้งหมด รวมทั้งกำหนดเกณฑ์ในการทดสอบความเที่ยงตรงและความเชื่อมั่นของโครงการนั้น
     ขั้นที่ 9  การนำระบบไปใช้งาน โดยมีการวางแผนไว้อย่างรอบคอบ   ผู้ปฏิบัติได้รับการฝึกฝนให้มีความรู้ความเข้าใจวิธีการดำเนินงานและทักษะ การใช้เครื่องมืออุปกรณ์ใหม่ๆ ของระบบใหม่ที่ได้พัฒนาขึ้น
     ขั้นที่ 10 การติดตามและประเมินผลระบบ เป็นการติดตามการดำเนินงานของระบบ โดยกำหนดจุดตรวจสอบไว้เป็นระยะหรือทุกขั้นตอน เพื่อให้ทราบถึงปัญหา ความบกพร่อง ทั้งนี้เพื่อใช้เป็นข้อมูลในการปรับปรุงแก้ไขระบบใหม่ที่พัฒนาขึ้น ให้เป็นระบบที่มีประสิทธิภาพตามต้องการ
          ดังนั้น วิธีการเชิงระบบ หรือวิธีระบบ หรือ การจัดระบบ จึงเป็นกระบวนการที่ช่วยให้การดำเนินงานเรื่องหนึ่งเรื่องใด บรรลุผลสำเร็จอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล เป็นรูปแบบหนึ่งของการแก้ปัญหาเชิงตรรกะเช่นเดียวกับวิธีการทางวิทยาศาสตร์ มีการระบุความต้องการหรือกำหนดปัญหา ค้นหาคำตอบหรือวิธีแก้ไขปัญหาต่างๆ ทำการเลือกคำตอบ ทางเลือกหรือวิธีการต่างๆ แล้วนำไปใช้จนได้ผลลัพธ์ที่คาดหวัง โดยผลลัพธ์ที่ได้มีการประเมินผลและการปรับปรุงแก้ไขตามที่กำหนดไว้ในส่วน ต่างๆ ของระบบ จนได้รับผลตามความต้องการอย่างครบถ้วน  ซึ่งเมื่อพิจารณาขั้นตอนเหล่านี้เปรียบเทียบกับรูปแบบการแก้ปัญหาทั่วไปที่ กล่าวมาแล้วในตอนต้น จะเห็นได้ว่าวิธีการเชิงระบบระบบเป็นรูปแบบหนึ่งของกระบวนการแก้ปัญหา จากคุณลักษณะต่างๆ ดังที่ได้กล่าวมาเหล่านี้ ทำให้ผู้วิจัยเห็นว่าวิธีการเชิงระบบมีประโยชน์และเหมาะสมสำหรับนำมา ประยุกต์ใช้เป็นพื้นฐาน ในการออกแบบโครงสร้างและการพัฒนารูปแบบการแก้ปัญหาเพื่อพัฒนาคุณภาพชีวิตและ การเรียนรู้ให้เกิดประสิทธิภาพได้เป็นอย่างดี

- ระบบสารสนเทศ

                ระบบสารสนเทศ (Information system) หมายถึง ระบบที่ประกอบด้วยส่วนต่างๆ ได้แก่ ระบบคอมพิวเตอร์ทั้งฮาร์ดแวร์  ซอฟท์แวร์  ระบบเครือข่าย  ฐานข้อมูล  ผู้พัฒนาระบบ ผู้ใช้ระบบ  พนักงานที่เกี่ยวข้อง และ ผู้เชี่ยวชาญในสาขา  ทุกองค์ประกอบนี้ทำงานร่วมกันเพื่อกำหนด  รวบรวม จัดเก็บข้อมูล  ประมวลผลข้อมูลเพื่อสร้างสารสนเทศ และส่งผลลัพธ์หรือสารสนเทศที่ได้ให้ผู้ใช้เพื่อช่วยสนับสนุนการทำงาน การตัดสินใจ  การวางแผน  การบริหาร การควบคุม  การวิเคราะห์และติดตามผลการดำเนินงานขององค์กร (สุชาดา กีระนันทน์, 2541)

                ระบบสารสนเทศ หมายถึง ชุดขององค์ประกอบที่ทำหน้าที่รวบรวม  ประมวลผล จัดเก็บ และแจกจ่ายสารสนเทศ เพื่อช่วยการตัดสินใจ และการควบคุมในองค์กร  ในการทำงานของระบบสารสนเทศประกอบไปด้วยกิจกรรม 3 อย่าง คือ การนำข้อมูลเข้าสู่ระบบ (Input)  การประมวลผล (Processing)  และ การนำเสนอผลลัพธ์ (Output)  ระบบสารสนเทศอาจจะมีการสะท้อนกลับ (Feedback) เพื่อการประเมินและปรับปรุงข้อมูลนำเข้า  ระบบสารสนเทศอาจจะเป็นระบบที่ประมวลด้วยมือ(Manual) หรือระบบที่ใช้คอมพิวเตอร์ก็ได้ (Computer-based information system –CBIS) (Laudon & Laudon, 2001) 

แต่อย่างไรก็ตามในปัจจุบันเมื่อกล่าวถึงระบบสารสนเทศ มักจะหมายถึงระบบที่ต้องอาศัยคอมพิวเตอร์และระบบโทรคมนาคม

               

                ระบบสารสนเทศ  หมายถึง ระบบคอมพิวเตอร์ที่จัดเก็บข้อมูล และประมวลผลเป็นสารสนเทศ และระบบสารสนเทศเป็นระบบที่ต้องอาศัยฐานข้อมูล  (CIS 105 -- Survey of Computer Information Systems, n.d.)

                 ระบบสารสนเทศ  หมายถึง ชุดของกระบวนการ บุคคล และเครื่องมือ ที่จะเปลี่ยนข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ  (FAO Corporate Document Repository, 1998)  ระบบสารสนเทศ ไม่ว่าจะเป็นระบบมือหรือระบบอัตโนมัติ หมายถึง ระบบที่ประกอบด้วย คน เครื่องจักรกล(machine)  และวิธีการในการเก็บข้อมูล   ประมวลผลข้อมูล  และเผยแพร่ข้อมูล ให้อยู่ในลักษณะของสารสนเทศของผู้ใช้ (Information system, 2005)

สรุป ได้ว่า ระบบสารสนเทศ ก็คือ ระบบของการจัดเก็บ ประมวลผลข้อมูล โดยอาศัยบุคคลและเทคโนโลยีสารสนเทศในการดำเนินการ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่เหมาะสมกับงานหรือภารกิจแต่ละอย่าง 

Laudon & Laudon (2001)  ยังอธิบายว่าในมิติทางธุรกิจ ระบบสารสนเทศเป็นระบบที่ช่วยแก้ปัญหาการจัดการขององค์กร ซึ่งถูกท้าทายจากสิ่งแวดล้อม  ดังนั้นการใช้ระบบสารสนเทศอย่างมีประสิทธิภาพ จำเป็นที่จะต้องเข้าใจองค์กร(Organzations)   การจัดการ (management)  และเทคโนโลยี (Technology)

ประเภทของระบบสารสนเทศ

                 ปัจจุบันจะเห็นความสัมพันธ์ระหว่างองค์กร กับระบบสารสนเทศ และเทคโนโลยีสารสนเทศชัดเจนมากขึ้น  และเนื่องจากการบริหารงานในองค์กรมีหลายระดับ  กิจกรรมขององค์กรแต่ละประเภทอาจจะแตกต่างกัน  ดังนั้นระบบสารสนเทศของแต่ละองค์กรอาจแบ่งประเภทแตกต่างกันออกไป 

(สุชาดา กีระนันทน์, 2541) 

ถ้าพิจารณาจำแนกระบบสารสนเทศตามการสนับสนุนระดับการทำงานในองค์กร   จะแบ่งระบบสารสนเทศได้เป็น 4 ประเภท  ดังนี้ (Laudon & Laudon, 2001)

1.     ระบบสารสนเทศสำหรับระดับผู้ปฏิบัติงาน (Operational – level systems)   ช่วยสนับสนุนการทำงานของผู้ปฏิบัติงานในส่วนปฏิบัติงานพื้นฐานและงานทำรายการต่างๆขององค์กร เช่นใบเสร็จรับเงิน  รายการขาย  การควบคุมวัสดุของหน่วยงาน เป็นต้น  วัตถุประสงค์หลักของระบบนี้ก็เพื่อช่วยการดำเนินงานประจำแต่ละวัน และควบคุมรายการข้อมูลที่เกิดขึ้น

2.     ระบบสารสนเทศสำหรับผู้ชำนาญการ (Knowledge-level systems)  ระบบนี้สนับสนุนผู้ทำงานที่มีความรู้เกี่ยวข้องกับข้อมูล   วัตถุประสงค์หลักของระบบนี้ก็เพื่อช่วยให้มีการนำความรู้ใหม่มาใช้ และช่วยควบคุมการไหลเวียนของงานเอกสารขององค์กร

3.      ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร (Management - level systems)  เป็นระบบสารสนเทศที่ช่วยในการตรวจสอบ   การควบคุม การตัดสินใจ และการบริหารงานของผู้บริหารระดับกลางขององค์กร

4.     ระบบสารสนเทศระดับกลยุทธ์ (Strategic-level system)   เป็นระบบสารสนเทศที่ช่วยการบริหารระดับสูง ช่วยในการสนับสนุนการวางแผนระยะยาว  หลักการของระบบคือต้องจัดความสัมพันธ์ระหว่างสภาพแวดล้อมภายนอกกับความสามารถภายในที่องค์กรมี เช่นในอีก

                 5 ปีข้างหน้า องค์กรจะผลิตสินค้าใด

- องค์ประกอบของสารสนเทศ

องค์ประกอบของสารสนเทศ

• ข้อมูล คือ ข้อเท็จจริงที่เป็นตัวเลข ข้อความ หรือรายละเอียดซึ่งอาจอยู่ในรูปแบบต่าง ๆ เช่น ภาพ เสียง วีดีโอ หรือ ข้อมูล คือข้อเท็จจริงของสิ่งที่เราสนใจ ไม่ว่าจะเป็นคน สัตว์ สิ่งของ หรือ เหตุการณ์ต่าง ๆ ดังนั้นการเก็บข้อมูลจึงเป็นการเก็บรวบรวมเกี่ยวกับข้อเท็จจริงของสิ่งที่ เราสนใจนั่นเอง
• สารสนเทศ หมายถึง ข้อมูลที่มีความหมายซึ่งสามารถนำไปใช้ประโยชน์ ดังนั้นสารสนเทศจึงหมายถึงข้อมูลที่ผ่านการประมวลผลด้วยวิธีการที่เหมาะสม และถูกต้อง เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ตรงตามความต้องการของผู้ใช้ อยู่ในรูปแบบที่ใช้งานได้ และจะต้องอยู่ในช่วงเวลาที่ต้องการ
• ระบบสารสนเทศ การดำเนินการในองค์กรหนึ่ง ๆ มีการจัดเก็บข้อมูล การรวบรวมข้อมูลอย่างเป็นระบบ มีขั้นตอนการดำเนินการ การดำเนินงานสารสนเทศจึงเป็นงานระบบที่เรียกว่า ระบบสารสนเทศ การจัดทำสารสนเทศจะทำให้เกิดความรอบรู้ที่จะใช้ช่วยในการตัดสินใจหรือวางแผน ในการดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งสามารถแบ่งแยกประเภทสารสนเทศออกตามสภาพความต้องการที่จัดทำขึ้นได้ ดังนี้

1.             สารสนเทศที่ทำประจำ เป็นสารสนเทศที่จัดทำขึ้นเป็นประจำ และมีการดำเนินการโดยสม่ำเสมอ เช่น การทำรายงานสรุปจำนวนนักเรียนที่มาโรงเรียนในแต่ละวัน เป็นต้น

2.             สารสนเทศที่ต้องทำตามกฎหมาย ตามข้อกำหนดของแต่ละประเทศจะมีการให้ทำรายงานส่งเพื่อการต่าง ๆ เช่น งบดุลของบริษัทที่ต้องทำขึ้น เพื่อยื่นต่อทางราชการและใช้ในการเสียภาษี เป็นต้น

3.             สารสนเทศที่ได้รับมอบหมายให้จัดทำขึ้นโดยเฉพาะ ในการดำเนินงานต่าง ๆ บางครั้งจำเป็นต้องทำรายงานข้อมูลมาช่วยสนับสนุนการตัดสินใจ

• ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศ

1.             บุคลากร เป็นส่วนประกอบที่สำคัญ จะเป็นผู้ดำเนินการในการทำงานทั้งหมด จึงต้องมีความรู้ความเข้าใจในการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ

2.             ขั้นตอนการปฏิบัติ เป็นระเบียบวิธีการปฏิบัติงานในการจัดเก็บรักษาข้อมูลให้อยู่ ในรูปแบบที่จะทำให้เป็นสารสนเทศได้

3.             เครื่องคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ เป็นเครื่องมือที่ช่วยในการจัดการสารสนเทศ คอมพิวเตอร์ช่วยประมวลผล คัดเลือก คำนวณ หรือพิมพ์รายงานผลตามที่ต้องการ คอมพิวเตอร์ และอุปกรณ์ต่าง ๆ จึงเป็นองค์ประกอบหนึ่งของระบบสารสนเทศ

4.             ซอฟต์แวร์ คือลำดับขั้นตอนคำสั่งที่สั่งให้เครื่องคอมพิวเตอร์ทำงานตามวัตถุประสงค์ที่ วางไว้ ซอฟต์แวร์จึงหมายถึงชุดคำสั่งที่เรียงเป็นลำดับขั้นตอนสั่งให้คอมพิวเตอร์ทำ งานต้องการ และประมวลผลเพื่อให้ได้สารสนเทศที่ต้องการ

5.             ข้อมูล เป็นวัตถุดิบที่ทำให้เกิดสารสนเทศ ข้อมูลที่เป็นวัตถุดิบจะต่างกันขึ้นกับสารสนเทศที่ต้องการ เช่นในสถาบันการศึกษามักจะต้องการสารสนเทศที่เกี่ยวกับข้อมูลนักเรียน ข้อมูลผลการเรียน ข้อมูลอาจารย์ ข้อมูลการใช้จ่ายต่าง ๆ เป็นต้น

• ประเภทของข้อมูล

1.             ข้อมูลปฐมภูมิ หมายถึงข้อมูลที่ได้จากการเก็บรวบรวมหรือบันทึกจากแหล่งข้อมูลโดยตรง ซึ่งอาจจะได้จากการสอบถาม การสัมภาษณ์ การสำรวจ การจดบันทึก ตลอดจนการจัดหามาด้วยเครื่องจักรอัตโนมัติต่าง ๆ ที่ดำเนินการจัดเก็บข้อมูลให้

2.             ข้อมูลทุติยภูมิ หมายถึงข้อมูลที่มีผู้อื่นรวบรวบไว้ให้แล้ว บางครั้งอาจจะมีการประมวลผลเพื่อเป็นสารสนเทศ ผู้ใช้ข้อมูลได้จำเป็นต้องไปสำรวจเอง

• การประมวลผลข้อมูล

ในการนำข้อมูลไปใช้ประโยชน์ หรือการทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศที่จำนำไปใช้ประโยชน์ได้จำเป็นต้องมีการประมวลผลข้อมูลก่อน
การ ประมวลผลข้อมูลเป็นกระบวนการที่มีกระบวนการย่อยหลายกระบวนประกอบกัน ตั้งแต่การรวบรวมข้อมูล การแยกแยะ การตรวจสอบความถูกต้อง การคำนวณ การจัดลำดับ การรายงานผล รวมถึงการส่งสื่อสารข้อมูลหรือการแจกจ่ายข้อมูลนั้น

• วิธีการประมวลผล

1.             การประมวลผลแบบเชื่อมตรง (Online Processing) หมายถึงการทำงานในขณะที่ข้อมูลวิ่งไปบนสายสัญญาณเชื่อมต่อจากเครื่องปลายทาง (terminal) ไปยังฐานข้อมูลของเครื่องหลักที่ใช้ในการประมวลผล การประมวลผลแบบเชื่อมตรงจึงเป็นการประมวลผลโดยทันทีทันใด

2.             การประมวลผลแบบกลุ่ม (Batch Processing) หมายถึงการประมวลผลในเรื่องที่สนใจเป็นครั้ง ๆ เช่น เมื่อต้องการทราบข้อมูล ผลสำรวจความนิยมของประชาชนต่อการเลือกตั้งสมาชิกสภาผู้แทน หรือที่เรียกว่า โพล (poll) ก็มีการสำรวจข้อมูลเพื่อเก็บรวบรวมข้อมูล เมื่อเก็บรวบรวมข้อมูลได้แล้ว ก็นำมาป้อนเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์แล้วนำข้อมูลนั้นมาประมวลผลตามโปรแกรมที่ ได้กำหนดไว้ เพื่อรายงานผล หรือสรุป

วิธีการประมวลผลข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์สามารถแบ่งได้ตามสภาวะการนำข้อมูลมาประมวลผล ซึ่งได้แก่

• การจัดการสารสนเทศ

1.             การเก็บรวบรวมข้อมูล

2.             การตรวจสอบข้อมูล ดูแลความถูกต้องของข้อมูล มีการตรวจทานหรือแก้ไข ข้อมูลให้ถูกต้อง

3.             การรวบรวมเป็นแฟ้มข้อมูล แบ่งแยกข้อมูลออกเป็นกลุ่มเป็นเรื่องไว้เป็น แฟ้มข้อมูล เพื่อให้การดำเนินการในขั้นตอนต่อไปจะได้สะดวก

4.             การจัดเรียงข้อมูล ข้อมูลที่เก็บไว้เป็นแฟ้มควรมีการจัดเรียงลำดับข้อมูลเพื่อ สะดวกต่อการค้นหาหรืออ้างอิงในภายหลัง

5.             การคำนวณ

6.             การทำรายงาน การสรุปทำรายงานให้ตรงกับความต้องการของการใช้งานจะทำ ให้การใช้สารสนเทศมีประสิทธิภาพและรวดเร็วขึ้น

7.             การจัดเก็บ ข้อมูลที่สำรวจหรือรวบรวมมา และมีการประมวลผลให้เป็น สารสนเทศ จะต้องดำเนินการจัดเก็บเอาไว้เพื่อใช้ในภายหลัง

การจัดการสารสนเทศรวมถึงขั้นตอนการดำเนินการต่าง ๆ ตั้งแต่ขั้นเริ่มต้นจนได้มา ซึ่งสารสนเทศ การดำเนินการเพื่อให้ได้มาซึ่งสารสนเทศมีหลายขั้นตอน ดังนี้

• การแทนข้อมูล

§  การทำงานของเครื่องคอมพิวเตอร์ใช้สัญญาณอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งมีสองสถานะ คือ ปิดและเปิด จึงมีการกำหนดให้ใช้ตัวเลข 0 และ 1 แทนสถานะทั้งสอง และมีการกำหนดรหัสแทนอักขระด้วยชุดของตัวเลขซึ่งประกอบด้วยเลข 0 และ 1 ซึ่งเป็นตัวเลขในระบบเลขฐานสอง (binary digit)

§  ตัวเลขแต่ละหลักของจำนวนในระบบเลขฐานสองเราเรียกว่า บิต (bit) ดังนั้นจำนวน 1101 จึงเป็นเลขฐานสองที่มีจำนวน 4 บิต การใช้เลขฐานสองมาแทนอักขระต่าง ๆ จะพบว่าถ้าใช้ตัวเลขฐานสอง 1 บิต จะแทนข้อมูลได้ 2 แบบ คือ 0 และ 1 และถ้าใช้ตัวเลขฐานสอง 4 บิต จะแทนอักขระได้ทั้งหมด 16 แบบ เพื่อให้การแทนอักขระต่าง ๆ ด้วยตัวเลขฐานสองได้ครบ จึงมีการกำหนดให้ใช้ตัวเลขฐานสอง 8 บิต ซึ่งเรียกว่า 1 ไบต์ (byte) แทนตัวอักขระ 1 ตัว เช่น

01000001 ใช้แทนตัวอักษร A01000010 ใช้แทนตัวอักษร B

§  รหัสที่ใช้แทนตัวอักขระที่เป็นมาตรฐานแบบหนึ่ง เรียกว่า รหัสแอสกี (American Standard Code for Information Interchange : ASCII)

§  ตัวเลขฐานสอง 8 บิต หรือ 1 ไบต์ สามารถใช้แทนรหัสต่าง ๆ ได้ถึง 256 ตัว แต่รหัสตัวอักษรภาษาอังกฤษทั้งหมดมีจำนวนรวมกันไม่เกิน 128 ตัว ดังนั้นสำนักงานมาตรฐานผลิตภัณฑ์อุตสาหกรรมจึงได้กำหนดรหัสภาษาไทยเพิ่มเติม เพื่อใช้ในงานสารสนเทศเป็นภาษาไทยได้ เช่น รหัส 10100001 ใช้แทนตัว ก รหัสแอสกีที่มีรหัสภาษาไทย

- ขั้นตอนการจัดการระบบการสารสนเทศ

การเก็บรวบรวมข้อมูล

สมมตินักเรียนต้องการเก็บรวบรวมข้อมูลพื้นฐานเรื่องอาชีพของคนในหมู่บ้านนักเรียนอาจเริ่มต้นด้วยการออกแบบสอบถามสำหรับ การไปสำรวจข้อมูลเพื่อให้ครอบครัวต่างๆในหมู่บ้านกรอกข้อมูลมีการส่งแบบสอบถามไปยังผู้กรอกข้อมูลเพื่อทำการกรอกรายละเอียด มีการเก็บรวมรวมข้อมูลมีเทคนิคและวิธีการหลายอย่างเช่นการใช้เครื่องจักรช่วยเก็บรวบรวมข้อมูลโดยการตรวจจากรหัสแท่งหรืออ่าน ข้อมูลที่ใช้ดินสอระบายตำแหน่ง ที่กรอกข้อมูล

[http://st.mengrai.ac.th/users/paisan/e-learning/information/content/info6.htm]

• การตรวจสอบข้อมูล

เมื่อเก็บรวบรวมข้อมูลได้แล้วจำเป็นต้องตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล และมีการตรวจทานหรือแก้ไขข้อมูลให้ถูกต้อง
ข้อมูลที่จัดเก็บต้องถูกต้องและเชื่อถือได้เพราะหากข้อมูลไม่น่าเชื่อถือแล้ว สารสนเทศที่ได้จากข้อมูลนั้นก็ไม่น่าเชื่อถือด้วย
[http://st.mengrai.ac.th/users/paisan/e-learning/information/content/info6.htm]

• การรวบรวมเป็นแฟ้มข้อมูล

การเก็บรวบรวมข้อมูลไว้เป็นแฟ้มข้อมูลนั้น เป็นขั้นที่สำคัญขั้นตอนหนึ่ง การไปสำรวจข้อมูลไม่ว่าในเรื่องอะไรส่วนใหญ่
จะรวบรวมข้อมูลมาหลายเรื่อง จำเป็นต้องแบ่งแยกข้อมูลออกเป็นกลุ่มเป็นเรื่องไว้เป็นแฟ้มข้อมูล เพื่อให้การดำเนินการ
ในขั้นตอนต่อไปจะได้สะดวกและรวดเร็วขึ้น
[http://st.mengrai.ac.th/users/paisan/e-learning/information/content/info6.htm]

• การจัดเรียงข้อมูล

ข้อมูลที่เก็บไว้เป็นแฟ้มควรมีการจัดเรียงลำดับข้อมูล เพื่อสะดวกต่อการค้นหาหรืออ้างอิงในภายหลัง
การจัดเรียงข้อมูลเป็นวิธีการประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศวิธีหนึ่ง
[http://st.mengrai.ac.th/users/paisan/e-learning/information/content/info6.htm ]

• การคำนวณ

ข้อมูลที่จัดเก็บมีทั้งข้อมูลที่เป็นอักษร ข้อความ และตัวเลข ดังนั้นอาจมีความจำเป็นในการคำนวณจำนวนที่ได้มาจากข้อมูล เช่น หาค่าเฉลี่ย หาผลรวม

[http://st.mengrai.ac.th/users/paisan/e-learning/information/content/info6.htm]

• การทำรายงาน

การสรุปทำรายงานให้ตรงกับความต้องการของการใช้งาน จะทำให้การใช้สารสนเทศมีประสิทธิภาพและรวดเร็วขึ้น เพราะการทำรายงานเป็นวิธีการที่จะจัดรูปแบบข้อมูลให้เป็นสารสนเทศตามความต้องการ

[http://st.mengrai.ac.th/users/paisan/e-learning/information/content/info6.htm]

• การจัดเก็บ

ข้อมูลที่มีการสำรวจหรือรวบรวมมา และมีการประมวลผลให้เป็นสารสนเทศ จำเป็นต้องดำเนินการจัดเก็บเอาไว้
เพื่อใช้ในภายหลัง การจัดเก็บสมัยใหม่มักเปลี่ยนข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่  สามารถจัดเก็บในสื่ออิเล็กทรอนิกส์
เช่น แผ่นบันทึกหรือซีดีรอม
[http://st.mengrai.ac.th/users/paisan/e-learning/information/content/info6.htm]

• การทำสำเนา

หากต้องการใช้ข้อมูลก็สามารถคัดลอกหรือทำสำเนาขึ้นใหม่ได้ การคัดลอกข้อมูลด้วยระบบทางคอมพิวเตอร์ทำได้ง่ายและรวดเร็ว

[http://st.mengrai.ac.th/users/paisan/e-learning/information/content/info6.htm]

• การแจกจ่ายและการสื่อสารข้อมูล

เมื่อ ต้องการแจกจ่ายข้อมูลให้ผู้อื่นใช้สามารถกระทำการแจกจ่ายได้โดยง่าย เทคโนโลยีสื่อสารสมัยใหม่ทำให้จัดส่งข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว โดยเฉพาะอย่างยิ่งอินเทอร์เน็ตเป็นสื่อที่ช่วยให้การเผยแพร่ทำได้ กว้างขวางมากขึ้น ขั้นตอนเหล่านี้เป็นขั้นตอนให้ได้มาซึ่งสารสนเทศ บางขั้นตอนเป็นการเก็บและตรวจสอบข้อมูลบางขั้นตอนเป็นการประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศและบางขั้นตอนเป็นวิธีการจัดเก็บ สารสนเทศเพื่อประโยชน์ของการใช้งานในภายหลัง

[http://st.mengrai.ac.th/users/paisan/e-learning/information/content/info6.htm]

 

- ประเภทของระบบสารสนเทศ
ประเภทของระบบสารสนเทศ


ระบบสารสนเทศจำแนกตามโครงสร้างองค์กร
• ระบบสารสนเทศของหน่วยงานย่อย(Departmental IS)
• ระบบสารสนเทศขององค์กร(Enterprise IS)
• ระบบสารสนเทศระหว่างองค์กร(Interorganizational IS)


การจำแนกตามหน้าที่ขององค์กร
• ระบบสารสนเทศด้านบัญชี(Accounting Information System)
• ระบบสารสนเทศด้านการเงิน(Finance Information System)
• ระบบสารสนเทศด้านการผลิต(Manufacturing Information System)
• ระบบสารสนเทศด้านการตลาด(Marketing Information System)
• ระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรมนุษย์(Human Resource Management Information System)


การจำแนกตามการให้การสนับสนุนของระบบสารสนเทศ
• ระบบสารสนเทศแบบประมวลผลรายการ(Transaction Processing System-TPS)
• ระบบสารสนเทศแบบรายงานเพื่อการจัดการ(Management Reporting System-MRS)
• ระบบสารสนเทศเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจ(Decision Support Systems-DSS)


ระบบสารสนเทศแบบประมวลผลรายการ
Transaction Processing Systems-TPS
• ระบบ สารสนเทศที่เน้นกระบวนการบันทึก ประมวลผลข้อมูลที่เกิดจากธุรกรรมหรือการปฏิบัติงานประจำหรืองานขั้นพื้นฐาน ขององค์กร เช่น การซื้อขายสินค้า การบันทึกจำนวนวัสดุคงคลัง
• จะต้องมีการบันทึกข้อมูลทันทีทุกครั้งที่มีการขายสินค้า ซึ่งจะเกี่ยวข้องกับข้อมูลลูกค้า จำนวนของสินค้าที่ขายไป และการชำระเงิน
กระบวนการของ TPS มี 3 วิธี
1) Batch Processing
2) Online Processing
3) Hybrid System


ระบบสารสนเทศแบบรายงานเพื่อการจัดการ
Management Reporting Systems-MRS

• ระบบสารสนเทศที่ช่วยในการทำงานงานตามระยะเวลาที่กำหนดไว้ โดยการสรุปสารสนเทศที่มีอยู่ไว้ในฐานข้อมูล(Haag et al., 2000: 54) หรือช่วยในการตัดสินใจในลักษณะที่มีโครงสร้างชัดเจน และเป็นเรื่องที่ทราบล่วงหน้า

ระบบสารสนเทศเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจ
Decision Support Systems-DSS
ลักษณะของ DSS
1. ใช้สำหรับประกอบการตัดสินใจที่เกี่ยวข้องกับสถานการณ์ที่มีลักษณะเป็นแบบไม่ มีโครงสร้าง(unstructured situations) โดยจะมีการนำวิจารณญาณของมนุษย์กับข้อมูลจากคอมพิวเตอร์มาใช้ประกอบในการ ตัดสินใจ
2. ระบบ DSS ช่วยในการตอบสนองความต้องการที่ไม่ได้คาดการณ์มาก่อน
3. ช่วยในการตัดสินในที่ต้องความรวดเร็วสูง
4. จัดการเก็บข้อมูลซึ่งมาจากหายแหล่งได้ ทั้งภายในและภายนอกหน่วยงาน
5. นำเสนอได้ทั้งรายงานที่เป็นข้อความและกราฟิก


ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร
Executive Information Systems-EIS
Executive Support Systems-ESS

• เป็นระบบสารสนเทศประเภทหนึ่งของ DSS ที่ สนับสนุนการทำงานของผู้บริหารระดับสูงโดยเฉพาะเรื่องที่มีความสำคัญของ องค์กร หรือเรื่องทิศทางการดำเนินงานขององค์กร โดยทำให้การเข้าถึงสารสนเทศต่างๆ เป็นไปอย่างรวดเร็ว

• มีรูปแบบที่ใช้งานง่าย

ระบบสารสนเทศสำหรับกลุ่มบุคคลในการตัดสินใจ
Group Decision Support Systems-GDSS

• GDSS เป็นระบบสารสนเทศประเภทหนึ่งของ DSS ซึ่งมีลักษณะเป็นระบบคอมพิวเตอร์แบบโต้ตอบได้(interactive) ในการสนับสนุนงานแก้ปัญหาที่ไม่มีโครงสร้าง สำหรับผู้ตัดสินใจที่ทำงานเป็นกลุ่ม

• เป้าหมายเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการประชุมและการตัดสินใจ ทำให้รวดเร็วขึ้น

• สนับสนุนการแลกเปลี่ยนความคิดเห็น ช่วยกระตุ้นความคิด

• ระดมความคิดและการแก้ปัญหาความขัดแย้ง

ระบบสารสนเทศทางภูมิศาสตร์
ระบบสารสนเทศทางภูมิศาสตร์ หรือ GIS ย่อมาจากคำว่าGeographic Information System
การ นำเอาระบบคอมพิวเตอร์มาใช้ในการรวบรวมข้อมูล ซึ่งกระจายอยู่ในรูปต่าง ๆ เช่น แผนที่ สถิติ - ตาราง และคำบรรยายมาจัดเก็บไว้ให้เป็นหมวดหมู่ในระบบที่อ้างอิงพิกัดภูมิศาสตร์ เพื่อสะดวกในการแสดงผลและเรียกค้นข้อมูลได้รวดเร็วถูกต้องง่ายต่อการประมวล ผล ตลอดจนการวิเคราะห์เพื่อที่จะนำไปใช้ในการวางแผนหรือแก้ไขปัญหาต่าง ๆ ตามวัตถุประสงค์ของผู้ใช้ต่อไป


เรานำ GIS ไปใช้ทำอะไรบ้าง
1. Location เป็นการสอบถามข้อมูลจากแผนที่ เช่น อยากรู้ว่าใครเป็นเจ้าของบ้านหลังนี้ เป็นต้น หรือค้นหาตำแหน่งที่ต้องการ เช่น อยากรู้ว่าบ้านนายสมชายอยู่ที่ไหน เป็นต้น
2. Condition เป็นการค้นหาข้อมูลในระดับที่สูงขึ้นมาโดยการให้เงื่อนไขในการค้นหาข้อมูล เช่น หาว่าแปลงที่ดินแปลงใดบ้างในจังหวัดนนทบุรีที่มีพื้นที่มากกว่า 20 ไร่ เป็นต้น
3. Trends เป็นการวิเคราะห์รูปแบบการเปลี่ยนแปลงทางพื้นที่ ณ เวลาต่างๆ เช่น เปรียบเทียบการขยายตัวของเขตเมืองระหว่างปี 2520 ถึง 2540 เป็นต้น
4. Patterns เป็นการวิเคราะห์เพื่อดูรูปแบบทางพื้นที่ของเหตุการณ์ที่สนใจ เช่น รูปแบบการกระจายของโรคพืช เป็นต้น
5. Modeling เป็นการวิเคราะห์เพื่อให้ได้คำตอบว่า "จะเกิดอะไร ถ้า...." เช่น การหาพื้นที่ที่เหมาะสมในการ...... โดยกำหนดตาม criteria นั้นๆ เป็นต้น


ระบบผู้เชี่ยวชาญ

• ทำหน้าที่เป็นที่ปรึกษาแก่ผู้ใช้ ในการให้คำแนะนำที่ต้องอาศัยความเชี่ยวชาญในบางสาขา

• มีลักษณะเป็นโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่เก็บรวบรวมความรู้ของผู้เชี่ยวชาญเอาไว้(Knowledge based)

• โปรแกรมจะพยายามหาคำตอบจากสิ่งที่ผู้ใช้ได้ป้อนเข้าไป หรือให้คำแนะนำที่ได้จากกฏที่กำหนดไว้

- ข้อมูลสารสนเทศ

ข้อมูล

                ข้อมูล (data) คือ    ข้อเท็จจริง หรือ เหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องกับสิ่งต่าง ๆที่เป็นตัวเลข ข้อความ หรือรายละเอียดซึ่งอาจอยู่ในรูปแบบต่าง ๆ  เช่น ภาพ  เสียง  วีดิโอ  ของคน สัตว์ สิ่งของ สถานที่ที่เราสนใจ ฯลฯ การรวบรวมข้อมูล เป็น การเริ่มต้นในการดำเนินงาน การรวบรวมข้อมูลที่ดี จะได้ข้อมูลรวดเร็ว ถูกต้องแม่นยำ ครบถ้วน  การรวบรวมข้อมูลเกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีหลายวิธี เช่น การใช้เครื่องอิเล็กทรอนิกส์ การใช้โทรสาร การใช้เครื่องวัดต่าง ๆ การใช้ดาวเทียม การออกแบบสอบถาม ฯลฯ

 สารสนเทศ

                สารสนเทศ (Information) หมายถึง  ข้อมูล หรือ สิ่งซึ่งได้จากการนำข้อมูลที่เก็บรวบรวมไว้มาประมวลผล เพื่อนำมาใช้ประโยชน์ตามวัตถุประสงค์ หรือ สารสนเทศ หมายถึง   ข้อมูลที่มีความหมายซึ่งสามารถนำไปใช้ประโยชน์    ดังนั้น  สารสนเทศจึงหมายถึงข้อมูลที่ผ่านการประมวลผลด้วยวิธีการที่เหมาะสมและถูกต้อง  เพื่อให้ได้ผลลัพท์ตรงตามความต้องการของผู้ใช้  โดยอาจเขียนแผนภาพแสดงความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลและสารสนเทศ ดังนี้

       ข้อมูล                                  การประมวลผล                        สารสนเทศ

ระบบสารสนเทศ
                สารสนเทศแบ่งออกตามสภาพความต้องการที่จัดทำขึ้น ดังนี้
1.  สารสนเทศที่ทำประจำ                                                     2. สารสนเทศที่ต้องทำตามกฎหมาย
3. สารสนเทศที่ได้รับมอบหมายให้จำทำขึ้นโดยเฉพาะ

ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศ

1. บุคลากร                                             2.  ขั้นตอนการปฏิบัติ                           3. เครื่องคอมพิวเตอร์
4. ซอฟต์แวร์                                          5. ข้อมูล

ประเภทของข้อมูล
การแบ่งประเภทของข้อมูล อาจแบ่งได้หลายวิธีแล้วแต่จุดประสงค์ของการแบ่งนั้น  ถ้าแบ่งตามการเก็บรวบรวมข้อมูล อาจแบ่งประเภทของข้อมูลเป็น 2 ประเภท คือ
ข้อมูลปฐมภูมิ         กับ     ข้อมูลทุติยภูมิ                                                                  
ข้อมูลปฐมภูมิ     คือ ข้อมูลที่ได้จากการเก็บรวบรวมหรือบันทึกจากแหล่งข้อมูลโดยตรง อาจได้จากการสอบถาม การสัมภาษณ์ การสำรวจ การจดบันทึก ข้อมูลทุติยภูมิ     หมาย ถึงข้อมูลที่มีผู้อื่นรวบรวมไว้แล้วบางครั้งอาจมีการประมวลผลเป็นสารสนเทศไป แล้ว ผู้ใช้ข้อมูลไม่ได้ไปสำรวจเอง ตัวอย่างเช่นข้อมูลสถิติต่าง ๆ ที่มีผู้ทำไว้อาจเป็นหน่วยราชการตลอดจนได้มาจากเครื่องมือวัดต่าง ๆ  ข้อมูลปฐมภูมิจึงเป็นข้อมูลพื้นฐานที่ได้มาจากจุดกำเนิดของข้อมูล

คุณสมบัติของข้อมูล
ข้อมูลที่ดีควรมีคุณสมบัติ ดังนี้ 
1. ความถูกต้อง                                      2.ความรวดเร็วและเป็นปัจจุบัน           3. ความสมบูรณ์
4. ความชัดเจนและกระทัดรัด              5.ความสอดคล้อง

การทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ                   

                การจัดทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศและการดูแลสารสนเทศ อาจเป็นข้อ ๆ ดังนี้
1.การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล                   2. การดำเนินการประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ
3. การดูแลรักษาสารสนเทศเพื่อการใช้งาน

การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล

                ประกอบด้วย การเก็บรวบรวมข้อมูล การตรวจสอบข้อมูล
การเก็บรวบรวมข้อมูล ต้องเก็บข้อมูลให้มากพอ และทันต่อเวลา
การตรวจสอบข้อมูล  ข้อมูลที่เก็บมาต้องมีการตรวจสอบความถูกต้อง ให้มีความเชื่อถือได้ วิธีการตรวจสอบมีหลายวิธีแล้วแต่ความเหมาะสม ถ้าพบข้อผิดพลาดของข้อมูลต้องแก้ไข ข้อมูลที่จะนำไปใช้หรือเก็บบันทึกไว้ต้องถูกต้อง

การดำเนินการประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ

 การประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ อาจประกอบด้วย
1. การจัดแบ่งกลุ่มข้อมูล                                      2. การจัดเรียงข้อมูล
3. การสรุปผล                                                     4. การคำนวณ

การดูแลรักษาสารสนเทศเพื่อการใช้งาน

                อาจประกอบด้วย
1. การเก็บรักษาข้อมูล                                           2. การค้นหาข้อมูล 
3. การทำสำเนาข้อมูล                                            4. การสื่อสาร

การประมวลผลข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์

          อาจแบ่งตามสภาวะการนำข้อมูลมาประมวลผลได้เป็น 2 แบบ คือ
1. การประมวลผลแบบเชื่อมตรง (online processing) 
เป็นการประมวลผลแบบที่ข้อมูลวิ่งจากปลายทางไปยังเครื่องที่ใช้ในการประมวลผล การประมวลผลแบบนี้เป็นการประมวลผลแบบทันทีทันใด เช่น การจองตัวเครื่องบิน การเบิกเงินจากเครื่อง เอทีเอ็ม ฯลฯ
2. การประมวลผลแบบกลุ่ม (batch processing)
เป็นการประมวลผลเป็นครั้ง ๆ  โดยมีการรวบรวมข้อมูลไว้ก่อนเมื่อต้องการผลก็นำข้อมูลมาประมวล การทำโพลสำรวจ